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Eine gute Veranstaltung zieht einzelne Personen an; eine hervorragende ganze Massen.
Als Unternehmer geben Sie sich nicht nur mit “gut” zufrieden. Wie können Sie sicher gehen, dass Ihre Veranstaltung für etwas Größeres bestimmt ist?
Unzählige Möglichkeiten Veranstaltungen anzukündigen sind noch lange kein Garant für viele Besucher. Besonders im digitalen Zeitalter, wo ein einfacher Klick auf “Teilnehmen” unverbindlicher denn je ist.
Laut Facebook nutzen im Monat 700 Millionen Menschen die Plattform, um für ihre Veranstaltungen zu werben.
Mit der Fülle an Angeboten stellt sich die Frage: Wie steche ich hervor und überzeuge die Menschen?
Die folgenden Tipps für Werbeveranstaltungen werden Ihnen helfen Aufmerksamkeit zu erzielen und sich mit Menschen zu vernetzen – online sowie offline und schon frühzeitig vor dem großen Tag.
Was möchten Sie erreichen? Setzen Sie sich klare Ziele.
Was erwartet Sie auf Branchenevents?
- Potentielle neue Kunden
- Aktuelle Branchentipps
- Frische Inspirationen für Ihr Unternehmen
- Einblick in die Konkurrenz
Das alles klingt zwar schon ziemlich gut, doch klar gesetzte Ziele unterstützen Sie dabei, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge für Ihr Unternehmen zu setzen. Ob Sie auf lokalen Veranstaltungen Ihre Produkte verkaufen oder auf einer Messe potentielle Kunden werben, schauen Sie sich die Verkaufszahlen und Neuanmeldungen an, um Ihren Erfolg und Ihr Preis-Leistungs-Verhältnis zu messen.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Was müsste ich täglich verkaufen, um von dieser Veranstaltung zu profitieren?
- Wie viele E-Mail-Registrierungen brauche ich am Tag?
- Welche Anzahl von Neukunden würde die Kosten der Veranstaltung rechtfertigen?
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie anfangen Ihren Erfolg zu messen. Es fühlt sich zwar gut an, die eigenen Ziele zu erreichen, aber stellen Sie sich das Gefühl vor, diese zu übertreffen.
Versetzen Sie sich in eine Person hinein, die Ihre Einladung erhalten soll
Menschen nehmen nicht nur teil, um Sie zu unterstützen. Sie möchten auch ihren Nutzen ziehen, und es ist Ihre Aufgabe ihnen zu zeigen wie.
- Was macht diese Veranstaltung einzigartig?
- Bieten Sie Produkte oder Angebote, die es sonst so nirgendwo gibt?
- Ist Ihre Veranstaltung gut gelegen?
- In einem renommierten Gebäude oder besonderen Ort?
- Nehmen bekannte Hauptredner oder Entertainer teil?
- Bieten Sie den Teilnehmern die Chance exklusiv ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung im Voraus zu testen?
Beantworten Sie Besuchern die Frage: “Was habe ich davon?”, und das so früh wie möglich. So stechen Sie im Vergleich zu anderen Veranstaltungen, die lediglich Angaben zu Aktivitäten, Ort und Zeit machen, hervor.
Bereiten Sie Ihre Medien früher vor, um Zeit zu sparen
Wer kennt es nicht: Sie wollten eigentlich schon schlafen gehen, aber befinden sich noch auf der Suche nach diesem einen Dokument und sind sich sicher es irgendwo gespeichert zu haben. Doch wo?
Ein Veranstaltungs-Toolkit oder Präsentationsmappen halten all Ihre Materialien an einem Ort bereit, damit Sie professionell für Ihr Unternehmen werben können. So sparen Sie viel Zeit, die Sie sonst mit dem Durchstöbern Ihres Desktops, Handys oder Ihrer E-Mails verbringen würden, um die verstreuten Informationen zu finden.
Je nach Ihrer Unternehmensstruktur könnte dies eine Präsentationsmappe sein, die alles von professionellen Fotografien, Produktbeschreibungen, Pressemitteilungen bis hin zu Logos in hoher Auflösung für die Verwendung auf Waren, Bekleidung oder bedruckten Werbeartikeln enthält.
Eine aktuelle Beschreibung Ihres Unternehmens gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre Geschichte zu erzählen. Diese Geschichte sollte aus dem “Wer, Was, Wann, Wo” und dem “Warum” bestehen. Dies alles aufzuschreiben, umzuschreiben und auf die wichtigsten Faktoren zu reduzieren hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen sicherer und präziser vorzustellen.
Für Maura McKnight von The Candy Drawer Confectionary war es eine große Hilfe ihre Unternehmensgeschichte auf ein Blatt Papier zu schreiben und so ihre Marketingmaterialien für Veranstaltungen zu designen. Mauras Postkarten im Langformat sind ihre meistverkauften Produkten und beinhalten eine kurze Beschreibung ihres Unternehmens. Auf der Rückseite hebt sie ihre wichtigsten Alleinstellungsmerkmale hervor: Sämtliche ihrer Produkte sind handgemacht, und sie kann auch Großbestellungen abwickeln.
„Postkarten im Langformat sind unser effektivstes Werbemittel – sie bringen das Wichtigste über unser Unternehmen auf den Punkt.“
Sie haben Ihre Unternehmensgeschichte noch nicht aufgeschrieben?
Die Artikel in unserer Rubrik “Pitchen & präsentieren Sie Ihr Unternehmen” werden Ihnen helfen Alleinstellungsmerkmale zu entwickeln, die Sie selbstsicher aufzutreten lassen, wenn Sie Ihr Unternehmen präsentieren.
Sogar kleine Schritte wie das Erstellen eines Lesezeichenordners in Ihrem Webbrowser mit allen nützlichen Seiten über Ihre Veranstaltung, den Ticketverkauf, Blogbeiträge oder relevante Videolinks können hilfreich sein.
Ihr Weg zu einer “Riesen”veranstaltung
Ob Sie nun immer noch Ausschau nach geeigneten Veranstaltungen halten oder schon bei einer angemeldet sind, es ist von Anfang an wichtig herauszuarbeiten, wie Sie mit Ihren neuen Kontakten nicht nur eine nette Zeit verbringen, sondern einen blendenden Eindruck hinterlassen.
Deswegen sollten Sie alles im Voraus und übersichtlich planen, um Ihre Zeit auf eine effektive Art und Weise zu optimieren. Es ist zudem sehr zufriedenstellend, diese ganzen Aufgaben vor der Veranstaltung einzelnd nacheinander abhaken zu können.
Diese praktische Checkliste bietet Ihnen professionelle Unterstützung bei dem, was vor, während und nach einer Industriemesse zu beachten ist. Auch wenn Sie kleine Kunstmessen oder Bauernmärkte aufsuchen, können einige dieser Tipps angewendet werden.
Sie können Ihre Aufgaben auch in Phasen einteilen:
Sechs Wochen vor der Veranstaltung
- Designen und drucken Sie die Werbeartikel.
- Präsentatieren Sie Ihre Pressemeldung gegenüber örtlichen Nachrichtensendern.
- Wählen Sie einen einzigartigen Hashtag aus, um die Veranstaltung zu bewerben.
Vier Wochen vor der Veranstaltung
- Hängen von Postern in der Stadt auf.
- Verschicken Sie personalisierte Einladungen per Post.
- Koordinieren Sie Ihre Termine, wann Sie sich mit Leuten auf der Veranstaltung treffen werden.
Zwei Wochen vor der Veranstaltung
- Verteilen Sie Flyer und andere Werbeartikeln an Leute in der Umgebung.
- Erinnern Sie Leute in den sozialen Netzwerken an Ihre Veranstaltung, indem Sie auf logistische Fragen eingehen.
Betrachten Sie die Welt aus der Sicht des Kunden
Wie haben Sie von der letzten Veranstaltung erfahren, die Sie besucht haben?
Seien Sie strategisch und denken Sie darüber nach, wie Sie am besten die Aufmerksamkeit von Leuten erhaschen können.
Je nach Ihrer Zielgruppe kann Ihre Veranstaltung an ganz verschiedenen Orten wie Facebook, LinkedIn oder auf aufsehenerregenden Postern in lokalen Cafés oder Flyern in beliebten Bars angekündigt werden.
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wo Ihre Zielgruppe die meiste Zeit online wie auch offline verbringt, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie in diesem Umfeld Aufsehen erregen könnten.
Ein Video gibt Leuten einen guten Eindruck von dem, was sie an diesem Tag zu erwarten haben. Aber es müssen keinen teuren Produzenten engagiert und das ganze Budget investiert werden. Organisatoren teilen über das ganze Jahr hinweg Videos von früheren Veranstaltungen auf ihren sozialen Netzwerken. Wenn möglich, teilen Sie diese, um für bevorstehende Veranstaltungen zu werben und sich mit der Marke in Verbindung zu bringen.
Oder werden Sie selbst zum Tüftler und wenden Sie sich direkt an relevante Blogs, um ihnen einen Gastbeitrag anzubieten. Positionieren Sie sich als Veranstaltungsbotschafter und stellen Sie einen Link zum Ticketverkauf zur Verfügung. Bieten Sie einen Rabattcode an, um den Beitrag noch interessanter zu gestalten.
Nehmen Sie sich Zeit beim Gestalten der Einladungen
Nutzen Sie auch den traditionellen postalischen Versand. Die Kunst der personalisierten Einladungen wird vernachlässigt, also kreieren Sie etwas Aufregendes und geben Sie Menschen das Gefühl etwas Besonderes zu sein – besonders wenn diese es nicht erwarten. Fügen Sie den Einladungen auch einen Hashtag hinzu, um Teilnehmer zu animieren, diesen online zu teilen.
Wenn Sie früh genug anfangen Ihre Zeit und Mühe zu investieren, haben Sie später mehr davon.
Und wenn wir gerade von Zeit sprechen…
Bleiben Sie zeitlich flexibel
Die meisten Menschen sind sehr beschäftigt, besonders an Wochenenden. Also sollten Sie potentiellen Gästen die Chance geben, die Workshops und Vorträge zu besuchen, an denen sie Interesse haben.
Aber eines sollten Sie nicht aus den Augen lassen. Erwähnen Sie auf den gedruckten Ankündigungen nur die Aktivitäten, Sprecher oder Workshops, aber noch nicht die Startzeiten. Denn es könnte vorkommen, dass kurzfristige Änderungen im Zeitplan vorgenommen werden müssen. Die meisten Veranstalter drucken im Voraus ihren Veranstaltungsablauf auf Poster und Flyer und geben online einen genauen Zeitplan an, welcher einfacher zu bearbeiten ist, falls Änderungen vorgenommen werden müssen.
Sorgen Sie für Gesprächsstoff, indem Sie den Veranstaltungs-Hashtag in Umlauf bringen
Beim Organisieren einer Veranstaltung ist ein Hashtag die beste Gelegenheit, um Aufmerksamkeit zu erzielen und die Veranstaltung in den Köpfen der Menschen zu verankern. Halten Sie den Hashtag so kurz wie möglich. So ist es für andere einfacher sich an diesen zu erinnern und ihn ihren eigenen Beiträgen vor und nach der Veranstaltung, beizufügen.
Ist ein spezieller Gast geplant?
Bitten Sie diesen den Hashtag zu teilen, um den Wiedererkennungswert zu steigern.
Machen Sie Leute auf die bevorstehende Veranstaltung neugierig, indem Sie Fotos der Veranstaltungsvorbereitung taggen oder das Einpacken der Materialien und den Aufbau des Stands zusammen mit Ihrem Hashtag dokumentieren.
Vergessen Sie nicht, Benachrichtigungen zu aktivieren, damit Sie zeitnah auf Leute reagieren können, die Ihren Hashtag in einem Beitrag oder Kommentar erwähnen.
Fallen Sie auf, um in aller Munde zu sein
Als Aaron Giles, Marketingmanager von Great Escape Leeds & Sheffield, Schwierigkeiten hatte sein neues Escape Room-Konzept unter die Leute zu bringen, wurde ihm bewusst, dass er etwas spezielles kreieren musste, um zum “Stadtgespräch” zu werden.
Einem Geistesblitz folgend, entschieden sich Aaron und sein Team für eine gewagte Guerilla-Marketing-Kampagne, um große Wirkung zum kleinen Preis zu erhalten.
Wir entschieden uns, Kreideumrisse von Leichen zu verwenden, und die Kampagne kostete weniger als 400 Pfund. Als wir uns um einen höheren Bekanntheitsgrad bemühten, waren unsere Hauptmaßstäbe Tags in sozialen Medien und der Klassiker “Wo haben Sie von uns gehört?” Die Idee entwickelte sich schnell zu einem großen Erfolg, unser Test-Kreideumriss wurde in den sozialen Medien schon innerhalb von 15 Minuten getaggt, nachdem er gezeichnet worden war. Nach der Veröffentlichung wurden unsere Social-Media-Plattformen von Leuten, denen unsere Kreativität gefiel, mit Fotos geradezu bombardiert. Nach sozialen Medien und Mundpropaganda wurden die Kreideumrisse zu unserem drittgrößten Zugpferd, und die Stadt sprach auf jeden Fall über uns, ob aus den richtigen oder falschen Gründen … Wir bitten um Verzeihung, liebe Stadtgemeinde!“
Daraus lernen wir: Keine Angst auch mal was Neues auszuprobieren (solange es den legalen Rahmen nicht sprengt).
Präsentieren Sie Ihre Veranstaltung in lokalen Veranstaltungskalendern
Kontaktieren Sie so früh wie möglich die Printmedien, um die Chance zu erhöhen erwähnt zu werden. Auch wenn es sich lediglich um einen Online-Veranstaltungskalender handelt, bedenken Sie, dass diese Zeitungen ihren Redaktionskalender auch im Voraus planen. Also reichen Sie Ihre Veranstaltung früh ein, um dieser einen Platz in den Kalendern zu sichern.
Seiten wie Meetup und Eventbrite vereinfachen das Kreieren von Veranstaltungen und bieten mehr Kommunkationsmöglichkeiten als eine reguläre Facebookveranstaltung.
Aber auch hier gilt: Vergessen Sie nicht die die traditionellen Kanäle, wie lokale Zeitungen und Radiosender, miteinzubeziehen. Diese bieten häufig auch Veranstaltungsrunden an, die es ermöglichen für eine Veranstaltung umsonst zu werben.
Belohnen Sie Frühbucher
Um das Interesse von Menschen zu wecken, bieten Sie den ersten 100 Voranmeldungen etwas Spezielles für Ihre Veranstaltung an. Frühe Voranmeldungen sind wichtig, da diese andere zur Teilnahme animieren. Locken Sie Frühbucher mit reduzierten Ticketpreisen oder Werbeprodukten bei der Ankunft. Diese bieten eine hervorragende Möglichkeit, um 100 persönliche und unvergessliche Begegnungen mit Menschen zu haben, wenn diese sie abholen.
Fügen Sie Flyern Rabattcodes zu, die online bei Ticketkäufen eingelöst werden können. So geben Sie Leuten, denen die Flyer überreicht werden, einen weiteren Anreiz sich anzumelden.
Geben Sie Leuten einen Grund Ihre Veranstaltung zu teilen
Versuchen Sie kurz vor der Veranstaltung nicht all zu werbende Beiträge zu teilen, halten Sie eher an einem Plauderton fest. Um die richtige Balance zu finden, teilen Sie für jeden Werbebeitrag mindesten einen oder zwei Beiträge, die keinen direkten Link zum Ticketkauf beinhalten.
Auch wenn Ihre Veranstaltung bekannt sein sollte, teilen Sie nützliche Informationen, wie Parkplatzmöglichkeiten oder Hotelempfehlungen, da diese Ihr Unternehmen positiver wahrnehmen lassen und Sie gleichzeitig Menschen helfen. Leute könnten diese Informationen sogar mit ihren eigenen Netzwerken teilen.
Seien und fühlen Sie sich professionell und vorbereitet, denn das macht den Unterschied aus nicht nur Teil einer Veranstaltung zu sein, sondern diese zu prägen. Sie sollten zielorientierte Aufgaben von hinten nach vorne planen, startend mit dem Tag der Veranstaltung. Das hilft überschaubare Schritte zu kreieren.
