Meeting vorbereiten: Gewusst, wie! [+ Checkliste zur Meeting-Vorbereitung]

Wie oft erwischen wir uns bei dem Gedanken, „Hätte dieses Meeting nicht auch eine E-Mail sein können …“? Viel zu viele berufliche Zusammenkünfte, Treffen und Besprechungen kranken an schlechter Meeting-Vorbereitung, unklarer Kommunikation über die gewünschten Ziele und zu vielen uninvolvierten Teilnehmenden, die sich währenddessen ablenken (lassen).

Damit Ihnen das nicht passiert, wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten, haben wir eine allgemeine Meeting-Etikette mit sämtlichen Dos und Don’ts zusammengestellt und für Sie in einer praktischen Checkliste verpackt. So wird Ihre nächste Besprechung ein voller Erfolg!

1. Gibt es einen Meeting-Knigge?

Sicherlich mag jedes Meeting je nach Personenkonstellation, Thema und Unternehmen gänzlich unterschiedlich ablaufen, aber es gibt dennoch eine allgemeingültige Meeting-Etikette, die man einhalten sollte, um einen reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit der Teilnehmer sicherzustellen:

• Pünktlichkeit: Diese gilt es, sowohl bei sämtlichen Vorbereitungsschritten als auch beim Meeting selbst einzuhalten, weil es unprofessionell wirkt, wenn Sie auf den letzten Drücker erst die Tagesordnung herumschicken, und unhöflich für alle Beitragenden und Teilnehmenden ist, wenn Sie verspätet in die Besprechung hineinplatzen.
• Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alles vorbereitet ist. Sie sind Schriftführer? Dann halten Sie Ihren Notizblock oder Laptop bereit. Sie tragen vor? Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Beitrag flüssig vorbringen können und notwendige Materialien und Technik vorhanden sind. Sie sind „nur“ Teilnehmer oder Teilnehmerin? Befassen Sie sich vorher mit den Tagesordnungspunkten (TOP) und eventuellen Fragen oder Anmerkungen.
• Aufmerksamkeit: Tragen Sie Sorge dafür, dass Ihr Handy (ggf. Ihr Ton am Laptop) ausgeschaltet ist, damit Sie nicht ungewollt den Vortrag oder die Diskussion stören. Lassen Sie sich nicht von eintreffenden E-Mails oder Sonstigem ablenken, sondern fokussieren Sie sich auf die Sprechenden. Alles andere ist unhöflich und dem Ziel jedes Meetings abträglich.
• Beteiligung: Hören Sie mindestens aktiv zu, notieren Sie sich einzelne Aspekte und stellen Sie interessierte und relevante Nachfragen.
• Sprechweise: Achten Sie auf einen respektvollen, angemessenen Ton, denn flapsige Sprüche und unangebrachte Zwischenrufe sind hier unerwünscht. Statt „Das ist doch Zeitverschwendung!“ fragen Sie zum Beispiel lieber lösungsorientiert, „Wie können wir diese Diskussion zielführender gestalten?“
• Nonverbale Kommunikation: Auch wenn Sie nichts Verwerfliches sagen, kann eine abwehrende Haltung mit verschränkten Armen und rollenden Augen mehr kommunizieren, als Sie vielleicht denken. Seien Sie sich also der Wirkung Ihrer Körpersprache bewusst und konsultieren Sie unseren Artikel zur nonverbalen Kommunikation.
• Thema: Bleiben Sie bei der Sache und versuchen Sie, nicht vom Thema abzukommen.
• Redezeit: Halten Sie vorgegebene Redezeiten ein und überstrapazieren Sie nicht die Geduld Ihrer Zuhörer.
• Abschluss: Sollten Sie der Moderator oder die Moderatorin sein, finden Sie einen gelungenen Abschluss für das Meeting, das das Gesagte treffend abrundet, und bedanken Sie sich bei den Anwesenden (und den Organisatoren).

Abgesehen von unserem Meeting-Knigge finden Sie sicherlich noch weitere Punkte, die in Ihrem speziellen Fall relevant sind. Achten Sie des Weiteren darauf, dass ein gutes Diskussionsklima herrscht und dass sich alle Teilnehmenden in dieser Gruppe offen und vorurteilsfrei äußern dürfen.

2. Besprechung vorbereiten

Um Gesprächsrunden für Veranstalter und Teilnehmende wirklich interessant und mehrwertbringend zu gestalten, braucht es einige klare Eckpunkte: So wäre da die 40-20-40-Regel, die besagt, dass man je 40 % des Arbeitsaufwandes in die Vorbereitung und Nachbereitung stecken sollte und nur 20 % in die tatsächliche Durchführung des Meetings. Denn eine Besprechung ohne Vor- und Nachbereitung ist letzten Endes nur ein Gespräch statt produktiv genutzter Zeit.

Zusätzlich orientieren sich Profis aus verschiedenen Unternehmen an der 6-P-Regel: Preparation (Vorbereitung), Purpose (Zweck), Participants (Teilnehmende), Process (Ablauf), Performance (Durchführung) und Pay-off (Ergebnis):

Vorbereitung: In welcher Örtlichkeit wird das Meeting stattfinden? Gibt es für sonnige Tage eine Möglichkeit zur Abdunklung? Stellen Sie sicher, dass der Platz und die Bestuhlung für alle Teilnehmenden ausreichen und dass die technische Grundausstattung entweder vorhanden ist oder dort organisiert und genutzt werden kann. Welche Themen sollen besprochen werden und was ist das Ziel der Besprechung? Setzen Sie klare Themenschwerpunkte und legen Sie Zielstellungen fest, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es geht und welche Lösungen gefunden werden sollen.

Legen Sie für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt (TOP) fest:

• Ziele: Was wollen wir erreichen, klären, entscheiden …?
• Fragen: Welche Fragen müssen wir deshalb beantworten?
• Bearbeiten: Zu welchen Fragen und Aspekten gehen wir ins Detail? Was ist ggf. schwierig oder kritisch? Wo könnte es Konflikte geben?
• Dauer: Wie lange soll/darf das Meeting dauern? Wie lange sind die einzelnen TOP?
• Ergebnis: Welche Art von Ergebnis wollen wir erzielen?

Zweck: Der Zweck des Meetings sollte Ihnen und allen Teilnehmenden von Anfang an bewusst sein, damit zielorientiert miteinander diskutiert und Entscheidungen getroffen werden können. Ist der Zweck unklar, kommen die Teilnehmenden vielleicht vom Thema ab und fokussieren sich nicht mehr auf das wirklich Wichtige.

Teilnehmende: Die „7-er-Regel“ besagt, dass Meetings von nicht (viel) mehr als sieben Teilnehmenden bestritten werden soll: Sind es zu viele, wird die Entscheidungsfindung verlangsamt, die Diskussion unstrukturiert, einzelne Meinungen gehen unter und die Teilnahmebereitschaft sinkt. Nehmen dagegen zu wenige Menschen teil, so sinkt die Menge an produktiven Ideen und Beiträgen; außerdem sind potenziell nicht alle Fachbereiche abgedeckt und Wissen fehlt. Stellen Sie sicher, dass Sie nur Menschen einladen, die etwas zu diesem Thema beizutragen haben oder die es direkt betrifft. Sonst sitzt die Hälfte der Belegschaft am Ende nur Zeit ab und lenkt interessierte Teilnehmende durch Unaufmerksamkeit ab. Laden Sie alle Personen mit ausreichend Vorlaufzeit (im Idealfall 2+ Wochen) ein und teilen Sie eventuelle Aufgaben oder Redebeiträge zu.

Ablauf: Meetings sollten nützlich sein und nicht einfach nur bezahlte Stunden zum Abfeiern. Wenn sich eine solche Besprechung jedoch ohne klar formulierte Ziele ewig hinzieht, sind die Teilnehmenden frustriert und unmotiviert. Sorgen Sie deshalb dafür sorgen, dass Ihr Meeting nicht nur Gespräche und Diskussionen enthält, sondern in eine klare Aktion mündet. Als Formulierung bietet sich hierfür bspw. „Anschließend an die Diskussion wird entschieden, …“ oder „Wir sprechen zunächst über … und entwickelnd anschließend einen …“ an.

Durchführung: Was brauchen Sie an technischen Utensilien? Laptop, Beamer, Whiteboard, Laserpointer etc. Zusätzlich sollte für ausreichend Wasser und Kaffee/Tee sowie kleine, leichte Snacks für kürzere oder ein richtiges Catering für ausufernde Meetings gesorgt sein. Legen Sie Notizblöcke und Stifte für alle Teilnehmenden bereit, die etwas notieren möchten. Sind ausreichend Stühle vorhanden? Stellen Sie während des Meetings sicher, dass es eine Moderation gibt, die Fragen und Diskussionen leitet und Redebeiträge zeitlich im Auge behält.

Ergebnis: Als Ergebnis wird festgehalten, was in der Diskussion und in den potenziellen Entscheidungsprozessen herausgekommen ist. Dies wird in der Follow-up-E-Mail zusammengefasst und (im besten Fall) bereits in To-dos an die einzelnen Teilnehmenden umgewandelt. So erhält das Meeting einen direkten Bezug zum Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und die Erkenntnisse der Besprechung verlaufen nicht im Sande oder werden vergessen.

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Meeting zu organisieren? Dann stürzen Sie sich in die Arbeit und sichern Sie sich mit unserer Checkliste zur Meeting-Vorbereitung ganz entspannt ab:

3. Checkliste Meeting vorbereiten: Vorlage/Muster

Vorbereitung (so früh wie möglich vor dem Meeting)

• Themen:
  • Ziel/Zielstellungen des Meetings geklärt?
  • Ist der Zweck der Besprechung klar formuliert?
  • Tagesordnungspunkte (TOP) und Themen festgelegt?
• Datum:
  • Datum festgelegt? (Bestenfalls mit Vorlaufzeit)
  • Zeit festgelegt?
  • Urlaube, Feiertage und Termine der Teilnehmenden beachtet?
• Örtlichkeit:
  • Raum organisiert und gebucht?
  • Gibt es technische Geräte (oder müssen sie mitgebracht werden)?
  • Kann der Raum abgedunkelt werden?
  • Gibt es ausreichend Tische/Stühle (oder müssen sie gesondert organisiert werden?
  • Getränke, Snacks oder Catering organisiert?
• Teilnehmende:
  • E-Mail an alle Teilnehmenden versendet?
  • Zuständigkeiten & Redebeiträge an die Personen verteilt?
    • Protokollführer bestimmt? (Hält Diskussionen und Ergebnisse anhand der TOP fest, klärt anschließend offene Fragen) und integriert To-dos für die Teilnehmenden)
    • Moderator bestimmt, der durch das Meeting führt?
    • Beitragende kontaktiert und informiert?
  • Absagen und Zusagen im Überblick?
• Tagesordnung:
  • Endgültige Agenda festgelegt?
  • Agenda spätestens 48 h vor dem Meeting an Teilnehmende gesendet?

Durchführung

• Technik vorbereitet?
  • Akku geladen? Beamer bereit? Kabel da?
  • Internet läuft?
  • Whiteboard/Flipchart mit Stiften im Raum?
  • Moderatorenkoffer organisiert, falls nötig?
  • Ton von Handy & Laptop ausgeschaltet? (Um Störungen zu vermeiden)
• Zusätzliches Material vorhanden?
  • Ausreichend Stühle und Tische vor Ort?
  • Stifte, Notizblöcke (mit Branding) vorhanden?
  • Ausreichend Getränke, Snacks oder Catering vorhanden?
• Meeting an sich:
  • Begrüßung ausgesprochen?
  • Beitragende anwesend?
  • Moderation leitet und führt das Gespräch & die Diskussion?
  • Redebeiträge halten Zeitlimit ein?
  • Diskussion läuft zielführend?
  • Abschlussfragerunde und Frage: Was können wir aus den gerade gehörten Beiträgen und der Diskussion nun konkret mitnehmen?“
  • Ergebnisse von Moderation festgehalten?
  • To-dos definiert und verteilt?
  • Allen Anwesenden Dank und Abschiedsworte ausgesprochen?

Nachbereitung

• Raum aufgeräumt?
  • Evtl. Technik, zusätzliche Stühle/Tische zurückgegeben?
  • Evtl. vergessene Besitztümer eingesammelt und zurückgegeben?
  • Evtl. Schlüssel zurückgebracht?
• Protokoll:
  • Notizen verschriftlicht?
  • Haupterkenntnisse, -ergebnisse und -entscheidungen enthalten?
  • To-dos für die Teilnehmenden klar formuliert?
  • Protokoll ausformuliert?
• E-Mail mit Danksagung und angehängtem Protokoll innerhalb von 2 Tagen an alle Teilnehmenden versendet?

Haben Sie alle Punkte abgehakt? Herzlichen Glückwunsch!

Dann haben Sie vermutlich ein annähernd perfektes Meeting geplant und durchgeführt. Bleiben Sie aber auch abseits dieser Checkliste offen für weitere Aspekte, die sich über kurz oder lang ergeben können oder die Ihnen von Kolleginnen und Kollegen zugetragen werden.

4. Fazit: So garantieren Sie das perfekte Meeting

Mit unserer Checkliste sollte Ihnen ein für alle Teilnehmenden gewinnbringendes Meeting mit Leichtigkeit gelingen. Einfach einen Punkt nach dem anderen durchgehen – und dann hoffen wir, dass Sie sich ganz entspannt auf den Termin freuen können.