Eventgastronomie: Marketing trifft auf Kulinarik

Wer von uns freut sich bei der nächsten großen Hochzeit im Familien- oder Freundeskreis nicht insgeheim am meisten auf das besondere Essen? Auch im Arbeitskontext kann es zu kulinarischen Highlights kommen, etwa, wenn ein Edelcatering für die Konferenz gebucht oder beim Meeting leckere Häppchen vom örtlichen Delikatessenladen serviert werden.

Neben den sozialen oder beruflichen Komponenten solcher Anlässe stehen Speis und Trank gern im Mittelpunkt. Das ist sowohl für Veranstalter als auch für die Gastrobetriebe ein wichtiger Punkt; für die Einen geht es um ein besonderes oder gebrandetes Erlebnis, für die anderen um einen gefragten Service, der die Grenzen des eigenen Lokals in die Welt trägt.

Ob als Buffet oder Flying Buffet, Fingerfood oder mobile Cocktailbar, Kaffeewagen oder Tortenbar – ein Cateringunternehmen oder ein regionaler Gastronomiebetrieb liefert die bestellten Häppchen, Süppchen, Petit Fours usw. ganz nach Wunsch.  

Aber was gibt es beim Planen von Events mit kulinarischem Begleitprogramm zu beachten? Und welche Tipps gibt es, wenn ich mich als Restaurateurin oder Restaurateur im Eventcatering versuchen möchte? All das in diesem Artikel.

1. Definition Eventgastronomie, Abgrenzung von Gastro-Events

Als Erstes braucht es einen kurzen Definitions-Talk.

Der Begriff “Eventgastronomie” wird oft synonym für die Erlebnisgastronomie und entsprechend für verschiedene Gastronomie-Events gebraucht. Das ist umgangssprachlich vielleicht etabliert, aber nicht ganz korrekt.

Eventgastronomie: Abgrenzung von der Erlebnisgastro

In der Erlebnisgastronomie steht nämlich ein umfassendes, gelegentlich theatralisch inszeniertes Essenserlebnis im Vordergrund, das durch die Örtlichkeit, die Präsentation und meist auch die Einbindung der Gäste geprägt ist. WIr kennen das wohl alle von Dinnershows, Krimi-Dinnern, Mittelalter-Restaurants, Operndinnern, Dunkelrestaurants, besonderen Kochkursen, Show-Cooking-Events, Cocktail-Workshops und so weiter.

Eventgastronomie: Definition

Die Eventgastronomie ist die maßgeschneiderte kulinarische Versorgung auf Veranstaltungen wie Hochzeiten, Firmenfeiern oder Festivals, wobei der Schwerpunkt auf dem Anlass, also dem Event an sich liegt, das durch die gastronomische Versorgung gekonnt ergänzt wird.

Anders als der etwas weiter gefasste Begriff “Catering” zeichnet sich die Eventgastronomie durch maßgeschneiderte kulinarische Konzepte aus. Neben der rein kulinarischen Versorgung kommen aber auch kreative Ideen zum Thema, Ambiente usw. ins Spiel.

Die Kunden können Planer von privaten wie Business-Events sein, von Firmen- oder sogar Großveranstaltungen. Ob Hochzeiten oder Jubiläen, Firmenfeiern oder Messen, Konferenzen, Feste, Festivals, Produktpräsentationen – das Angebot der Gastronomen umfasst neben der Speisenauswahl und ihrer Präsentation auch Service und Ausgestaltung.
Bei der Erlebnisgastro steht also das besondere, oft interaktive Essenserlebnis im Mittelpunkt, bei der Eventgastro ist das Essen Teil eines größeren Veranstaltungskonzepts.

Experience Marketing als Gastronomie-Marketing

Die Eventgastronomie ist aus Sicht der Veranstaltenden eine kritische Komponente: Das Essen bleibt den Gästen sehr lange in Erinnerung. Also sollte es unbedingt gelingen!

Und so ist die Eventgastronomie nicht aus dem Bereich des Experience Marketings (auch als Erlebnismarketing, Engagement-Marketing oder Ground-Marketing bekannt) wegzudenken. Wer seine Gäste mit besonderer Kulinarik begeistern kann, schreibt Erlebnismarketing-Erfolge.

Doch auch als Gastronomie-Marketing oder Werbung für Gastronomie bzw. für die einzelnen Gastronomiebetriebe, kann die Eventgastro wirkungsvoll sein. 

Schauen wir uns als Nächstes also an, warum es für Gastronomiebetriebe mit eigener Küche wie z. B. Bäckereien, Patisserien, Restaurants, interessant ist, an Eventgastronomie zu denken.

2. Eventgastronomie und Gastronomie-Marketing aus Sicht der Dienstleister

Wie gesagt, die Eventgastronomie kann für Restaurantbetriebe auf zweierlei Arten spannend sein. 

Sie können Eventgastronomie als Service anbieten, bei Erfolg ausbauen und so nach und nach neue Kunden gewinnen, die nicht so stark an die Örtlichkeit gebunden sind, da sie beispielsweise auf ihre Spezialitäten setzen. Auch, wenn die eigene Laufkundschaft ausbleibt und sich eine Veränderung abzeichnet, kann das eine Option zur cleveren Umgestaltung [LINK: https://www.vistaprint.de/hub/cleverer-kurswechsel] des eigenen Gatrobetriebes sein.

Sie können damit aber auch das eigene Gastronomie-Marketing betreiben und ein Event für die eigene Marke ausrichten, um ihr Restaurant, Café oder Bäckerei im Ort bekannter zu machen – beispielsweise mit einem Food Truck beim nächsten Sportevent, einer Verkostungs-Weinbar bei einem lokalen Stadtfest oder einem Cocktail-Workshop in Ihrem Restaurant. Die Event-Ideen in der Gastronomie sind wirklich zahlreich!

Was sind die wichtigsten Elemente und Herausforderungen der Eventgastronomie aus Anbietersicht?

• Der maßgeschneiderte Charakter: Jedes Event, jedes Menü, jede Präsentation ist anders.
• Je nach Kundenwunsch muss man verschiedene Serviceformen anbieten können, von Tischservice beim Dinner über Fingerfood bei einem PR-Event bis hin zu einem lockeren Buffet bei einer Hochzeit. Dabei können auch interaktive Elemente dazukommen – etwa Flying Buffet, Food-Truck, eine mobile Live-Küche oder Bar.
• Die Hygienevorschriften sind auch beim mobilen Einsatz selbstverständlich genauso streng einzuhalten wie beim stationären Angebot, was je nach Location anders geplant und geregelt sein muss.
• Es werden nicht nur frische, sondern vor allem hochwertige und gerne besondere Zutaten und Speisen erwartet.
• Die Logistik umfasst nicht nur Aufbau, Service und Abbau, sondern auch oft die Zubereitung vor Ort, was hohe Ansprüche an die eigene Planung stellt – und oft auch die Koordination mit anderen Dienstleistern oder der Eventlocation. Auch auf Last-Minute-Änderungen oder unvorhergesehene Probleme müssen Sie vorbereitet sein.  
• Die Kundenanforderungen sind sehr unterschiedlich, da es sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen oder Veranstalter sein können.
• Alle Kunden haben hohe Erwartungen an Sie (und Ihr Team).

Zusammenfassend können wir festhalten, dass die Eventgastronomie ein sehr spannendes Arbeitsfeld ist, bei dem Sie als Anbieter nicht nur kulinarische und kreative, sondern auch planerische, kaufmännische und kommunikative Skills sowie zumindest ein Grundverständnis von Marketing mitbringen müssen.

Sie wollen das in Ihrem Betrieb auch mal antesten? 

Fangen Sie am besten klein an, etwa mit einem Koch- oder Backkurs in Ihren Räumen als Gastro-Marketingmaßnahme oder bieten Sie Eventcatering in Ihrem direkten Umfeld als Service an. So erkennen Sie schnell, ob es was für Sie ist und ob Sie das als Dienstleistung anbieten oder als Eigenmarketing nutzen wollen.

3. Eventgastronomie als Experience-Marketing für Ihren Betrieb

Um Kunden zu gewinnen, sie für Ihr Unternehmen zu interessieren und für bestehende oder auch neue Produkte/Services zu begeistern, sind maßgeschneiderte Erlebnisse ideal. 

Ob Sie dabei auf kreative Eventgastronomie setzen oder direkt eigene Gastronomie-Events planen, hat mit Ihrer Branche und natürlich mit Ihren Marketingzielen zu tun. Oft setzt man bei der Marketing- und Pressearbeit auf gastronomische Veranstaltungen – etwa ein Presse-Dinner oder ein Pressefrühstück. Bei einer Produktpräsentation, zu der Sie VIP-Kunden oder die Presse und Influencer einladen, runden passende Snacks und Drinks den positiven Eindruck hervorragend ab.

Kulinarisches Experience-Marketing funktioniert, weil es Storytelling, Interaktion und Emotion zusammenbringt. Die ästhetische Komponente, die die Gäste zum Teilen auf Social Media inspiriert, vergrößert dabei die Reichweite, während die gemeinsame Erfahrung die Markentreue fördert.