Das Eventmarketing zählt zu den effektivsten Wegen, Geschäftsbeziehungen aufzubauen, Ihre Marke zu stärken und neue Kundinnen und Kunden zu erreichen. Ob Ladengeschäft, Online-Store, Kleinunternehmen oder Selbstständigkeit handelt, das richtige Know-how für die Planung erfolgreicher Events kann das Erreichen Ihrer Ziele beschleunigen und hinterlässt bei Ihrer Zielgruppe einen bleibenden Eindruck.
Dieser Guide bringt Ihnen die Grundlagen der Eventplanung näher – vom Setzen klarer Ziele und der Klärung von Logistikfragen bis hin zum Bewerben Ihrer Veranstaltung und der nachfolgenden Auswertung. Sie erhalten Insidertipps, damit Sie durchweg die organisatorische Oberhand behalten, das richtige Publikum ansprechen und ein Ereignis mit Erinnerungswert gestalten.
- Bei der Veranstaltungsplanung geht es um Strategie und nicht um Glück. Eine klare Zielsetzung und ein solider Plan sorgen dafür, dass Ihr Event in puncto Fokus und Organisation Ihren Unternehmenszielen folgt.
- Behalten Sie die Kontrolle mit frühzeitiger Budgetplanung. So lassen sich bessere Preise aushandeln und Sie vermeiden zusätzliche Last-minute-Kosten.
- Orientieren Sie sich an den Event-Teilnehmern. Je besser Sie Ihre Zielgruppe kennen, desto einfacher ist es, Format, Veranstaltungsort und Inhalt auf diese abzustimmen und Engagement zu erzeugen.
- Das Marketing entscheidet über Erfolg und Niederlage. Rühren Sie die Werbetrommel – online sowie offline, mit gedruckten Materialien wie Werbebannern und Einladungen, die für Interesse und hohe Teilnehmerzahlen sorgen.
- Analysieren Sie das Event im Nachgang, damit dieser erste Erfolg wiederholbar wird. Feedback und aussagekräftige Metriken verhelfen jeder weiteren Veranstaltung zu noch besseren Ergebnissen.
Quelle: Logodesign und Branding für ein Firmenevent von seriOne Ⓢ über 99designs von Vista
Was ist Veranstaltungsplanung und warum ist sie wichtig?
Die Eventplanung für Firmen und Unternehmen umfasst so viel mehr als nur die Auswahl der Location: Sie liefert eine Strategie, um erinnerungswürdige, zielunterstützende Erlebnisse zu gestalten.
Auch wenn jedes Event von Unternehmen zu Unternehmen eine andere Absicht verfolgt, geht es trotzdem immer darum, ein erfolgreiches und einprägsames Ereignis zu organisieren, neue Zielsetzungen zu erfüllen und einen glatten Ablauf zu gewährleisten.
Warum Eventplanung so wichtig ist
- Risikomanagement: Mit guter Planung sind Sie auf alles vorbereitet: Unwägbarkeiten, schlechtes Wetter, ausbleibende Lieferanten oder Änderungen in letzter Minute. Je besser Sie „Was-wäre-wenn“-Szenarien frühzeitig vorhersehen können, desto umfassender sind Sie auf alles vom Wolkenbruch bis hin zu Absagen vorbereitet. Dank Plan B (und sogar vielleicht auch Plan C) werden aus potenziellen Katastrophen kleine Unannehmlichkeiten.
- Ressourcenoptimierung und Budgetkontrolle: Eine frühe Planung spart Kosten und mindert Stress, da sie Ihnen eine gute Kontrolle über das Budget ermöglicht. So gibt es keine panischen Last-minute-Entscheidungen, dafür aber eine effiziente Nutzung von Zeit und Geld. Der Zeitpuffer erlaubt Ihnen, verschiedene Angebote einzuholen und bessere Deals auszuhandeln.
- Zielanpassung: Die durchdachte Planung Ihrer Veranstaltung sorgt auch dafür, dass Ihr Event ganz auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist und sich jede Entscheidung an diesen orientiert. Wenn Sie einen Fokus festlegen – Markenbekanntheit steigern, Kundenengagement entfachen, Umsatz ankurbeln – und Ihre Planung darauf ausrichten, folgen die Geschäftsergebnisse fast automatisch.
- Termingerechte Umsetzung: Auch bei der Eventplanung kommt es aufs Timing an. Mit einem klaren Plan im Kopf und in der Hand gehen die Dinge (meistens) glatter und pünktlich über die Bühne – von der Ankunft Ihrer Gäste bis hin zum Abbau nach der Veranstaltung.
Jedes Detail zählt. Wegweiser, Namensschilder und Tischkarten mit Branding mögen wie Kleinigkeiten wirken, aber genau diese beeindrucken Ihre Gäste: „Die haben ja wirklich an alles gedacht!“
Quelle: Umhängeband mit Veranstaltungsablauf und Namensschild von Empierce1119 über 99designs von Vista
Erfolgreiche Events planen: von der Idee zur Durchführung
Stellen Sie sich die Veranstaltungsplanung nicht einfach nur als das Abhaken einer To-do-Liste vor, sondern eher wie einen Pfad, der Sie vom Festlegen Ihrer Ziele bis hin zum Feiern Ihres Veranstaltungserfolgs führt.
1. Klare Ziele setzen
Als ersten Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung sollten Sie festlegen, was Ihr Event eigentlich erreichen soll. Geht es darum, die Markenbekanntheit zu steigern, Leads zu generieren oder einen Unternehmensmeilenstein zu feiern?
Ein definiertes Ziel dient Ihnen als Kompass, der zu Absicht, Publikum und Budget Ihres Events navigiert. Ohne Ziel tappen Sie im Dunkeln. Konzentrieren Sie sich auf messbare Ergebnisse (beispielsweise: die Teilnahme um 20 % erhöhen oder eine bestimmte Anzahl an Erwähnungen auf Social Media erreichen), damit Sie später nachverfolgen können, inwiefern Ihr Event erfolgreich war.
Quelle: Foto der von Salesforce ausgerichteten Dreamforce-Konferenz
2. Zielgruppe definieren
Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, sollten Sie sich überlegen, wen Sie mit Ihrer Veranstaltung ansprechen möchten. Ihre Zielgruppe zu kennen ist wichtig für die Eventplanung, da dadurch Ihr Messaging, die Wahl des Veranstaltungsorts und die generelle Atmosphäre beeinflusst werden.
Alter, Standort, Interessen und der Teilnahmegrund Ihrer Zielgruppe spielen alle eine Rolle. Geht es den Teilnehmern und Teilnehmerinnen ums Networken, Lernen oder Vergnügen? Nutzen Sie Social-Media-Insights, E-Mail-Daten oder Feedback zu früheren Veranstaltungen, um Ihre Entscheidungen zu lenken. Je mehr Sie über Ihre Zielgruppe wissen, desto mehr wird Ihre Veranstaltung diese ansprechen.
3. Termin wählen
Wählen Sie einen für Ihr Team und Ihre Zielgruppe passenden Veranstaltungstag. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Ihnen Feiertage, andere Branchenevents oder sonstige Terminüberkreuzungen nicht die Show stehlen.
Wenn Ihr Event im Freien stattfinden soll, dann müssen Sie auch das Wetter in Ihre Planung einbeziehen. Bei Innenveranstaltungen spielen eher Verkehrsanbindung und Erreichbarkeit sowie Barrierefreiheit eine Rolle. Bei der Terminwahl kommt es auch insofern auf das Timing an, damit Sie sich genug Zeit für die Organisation geben, ohne Ihre Gäste zu lange warten zu lassen.
4. Zeitleiste ausarbeiten
Kommen wir zum Rückgrat Ihres Events: der Zeitleiste. Starten Sie mit dem Veranstaltungstermin und arbeiten Sie sich von Meilenstein zu Meilenstein zurück – erfassen Sie dabei jeden Schritt, ob Buchung bestimmter Lieferanten oder Start der Eventwerbung. Jeder dieser Meilensteine sollte zu kleineren Teilaufgaben mit spezifischen Fristen heruntergebrochen werden. Halten Sie Ihr Team immer auf dem Laufenden – in dieser Phase und später, wenn es um die Erledigung der Teilaufgaben geht.
5. Budget festlegen
Ihr Budget hilft Ihnen, durchdachte und realistische Entscheidungen zu treffen. Halten Sie alle zu erwartenden Aufwendungen in einer Liste fest (Location, Catering, Beschilderung, Belegschaft), gemeinsam mit den geschätzten Kosten.
Budgetieren Sie zunächst für alles Unerlässliche und erst dann für nette Extras – wenn es das Budget hergibt. Die frühzeitige Kostenplanung hilft, bessere Preise auszuhandeln und überhöhte Notfallausgaben zu vermeiden.
Legen Sie 10 % Ihres Eventbudgets als Puffer für Unvorhergesehenes zur Seite. Überraschungen gibt es immer und ein finanzieller Reservefallschirm lässt Sie sicher landen.
6. Location recherchieren und buchen
Der Veranstaltungsort Ihres Events bestimmt einen Großteil der Atmosphäre. Wählen Sie einen Ort, der Ihren Zielen entspricht, ins Budget passt und für Ihre Zielgruppe attraktiv ist.
Ihre Entscheidung hängt auch von folgenden Faktoren ab: Erreichbarkeit, Barrierefreiheit, Parkmöglichkeiten, Kapazität und vorhandene Technik. Für ein Unternehmensseminar bietet sich ein modernes Konferenzzentrum an, das lässige Networking-Event wird eher in einem hippen Café oder einer Galerie zum Erfolg. Wenn Sie ein Firmenevent organisieren, sollten Sie neben den Kosten auch die Umgebung und das örtliche Layout in Betracht ziehen.
Quelle: Design eines Location-Layouts für ein Firmenevent von BenTō. über 99designs von Vista
7. Team zusammenstellen
Hinter jedem erfolgreichen Event steckt ein starkes Team. Legen Sie klare Rollen fest, damit jede Person weiß, wofür sie verantwortlich ist: Koordination, Marketing, Technik und Teilnehmerkontakt.
In einem Kleinunternehmen kann es natürlich sein, dass jedes Teammitglied mehrere Rollen übernimmt. Ob klein oder groß, gute Kommunikation und Eigenverantwortung sind bei beiden das A und O.
Quelle: Illustration eines Planungsteams in Zusammenarbeit von Andres M. über 99designs von Vista
8. Anbieter und Lieferanten finden
Ihr Team steht, jetzt geht es richtig los: mit dem (frühzeitigen!) Kontaktieren der Lieferanten. Dazu gehören Cateringanbieter, Floristen und Technikprofis für Foto, Video und Ton.
Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest und lassen Sie sich Ankunftszeiten, Aufbau und benötigte Einrichtungen sowie Stornierungsbedingungen bestätigen. Wenn Sie weitere Veranstaltungen planen, dann sind gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten Gold wert – und ersparen Ihnen oft zusätzliche Kosten und Stress in der Zukunft.
9. Inhalt und Ablauf planen
Betrachten Sie die Veranstaltungsagenda als Geschichte Ihres Events. Ob Keynote-Speaker, Workshop oder Live-Entertainment, Sie entscheiden, was die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wann erleben.
Damit Ihre Gäste motiviert bleiben, sollten Sie lehrreiche und interaktive Inhalte gut ausbalancieren. Falls es Networking oder ein Layout mit Ständen geben soll, erfahren Sie hier, wie Sie einen bleibenden Eindruck auf Messen hinterlassen.
Quelle: Design für das Pitch Deck einer Veranstaltungspräsentation von Yevhen Genome über 99designs von Vista
10. Event bewerben
Das Marketing für Ihr Event beeinflusst direkt die Teilnehmerzahl. Kombinieren Sie am besten traditionelle und digitale Kanäle, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen: Social-Media-Posts, E-Mail-Kampagnen, Pressemitteilungen und gedruckte Flyer oder Werbebanner.
Kollaborieren Sie mit Influencern oder lokalen Unternehmen, um Ihre Reichweite zu erhöhen; Targeted Advertising ermöglicht Ihnen zudem, Ihre Zielgruppe direkt anzusprechen.
Erhöhen Sie Ihre Reichweite offline. Banner am Veranstaltungsort oder Flyer in Cafés der Umgebung können genauso viel Interesse erzeugen wie eine bezahlte Anzeigenkampagne.
11. Werbematerialien gestalten und bestellen
Mithilfe von Werbematerial erwecken Sie Ihre Marke zum Leben. Gestalten Sie Werbetechnik, Programme und Werbeartikel zum Verschenken wie Tragetaschen oder T-Shirts – alles jeweils in Ihrem Markendesign. Das sorgt nicht nur für einen professionellen Auftritt, sondern auch dafür, dass die Leute sich noch lange nach Veranstaltungsende an Sie erinnern. Damit Sie genügend Zeit für den Druck von Musterexemplaren und Änderungen haben, sollten Sie auch hier frühzeitig beginnen.
Überlassen Sie Ihrem Merch das Marketing. Das Logo auf der Tasche, der Hashtag auf der Tasse – jedes dieser Details befeuert immer wieder die Auseinandersetzung mit Ihrer Marke.
Quelle: Design einer Event-Markenidentität von ms.galleya; 99designs von Vista
12. Durchführen, auswerten, verbessern
Und nun: Vorhang auf! Der große Tag ist da – folgen Sie Ihrem Plan, aber bleiben Sie flexibel, falls es doch Überraschungen oder Änderungen gibt.
Holen Sie nach Veranstaltungsende Feedback von Ihren Gästen und Ihrem Team ein. Was ist gut gelaufen? Wo gibt es Raum für Verbesserung? Wurden die gesetzten Ziele erreicht? Werten Sie die Teilnahme, das Engagement und den ROI aus, um auf die Planung des nächsten Events noch besser vorbereitet zu sein.
Virtuell, vor Ort oder eine Kombination?
Jedes Veranstaltungsformat hat seine Vor- und Nachteile – die Wahl hängt von Ihren Zielen, dem Budget und Ihrem Publikum ab. Mithilfe eines virtuellen Events erreichen Sie Menschen rund um den Globus und ohne Reisekosten; bei einer Präsenzveranstaltung bilden sich allerdings durch die direkte Interaktion stärkere Beziehungen. Ein Hybrid-Event vereint beide Formate: Sie profitieren vom direkten Miteinander, haben aber dank Livestreams eine größere Reichweite.
Eine Marketingfirma könnte beispielsweise eine Abendveranstaltung für besonders geschätzte Kunden organisieren, komplett mit Deko im Markenlook und personalisierter Werbetechnik. Ein Tech-Start-up würde ein neues Produkt hingegen vielleicht eher auf einem Hybrid-Event vorführen, damit die Presse und Investoren vor Ort dabei sein können, während internationale Kundinnen und Kunden über einen Livestream zugeschalten werden. In beiden Fällen sorgt die durchdachte Veranstaltungsplanung für einen bedeutungsvollen Kontakt mit der jeweiligen Zielgruppe.
Unabhängig vom Veranstaltungsformat sollten Sie darauf achten, dass Ihre Visuals über die verschiedenen Offline- und Onlinekanäle hinweg konsistent bleiben. Sich wiederholende Designelemente, wie Farbpaletten, Schriftarten und Logos, sorgen für einen einheitlichen Look.
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Tools für eine effiziente Eventplanung
Mit den richtigen Werkzeugen geht jeder Job einfacher, und das gilt auch für die Eventplanung. Digitale Plattformen helfen Ihnen, organisiert zu bleiben, klar zu kommunizieren und Zeit zu sparen:
Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello machen die Arbeit mithilfe von Aufgabenlisten und Zeitleisten für alle Teammitglieder sichtbar und zugänglich. Eventbrite vereinfacht den Verkauf von Tickets, Gästeregistrierungen und die Verwaltung von Teilnehmern. Für das Branding und Design Ihrer Veranstaltungsmaterialien mithilfe aufmerksamkeitsstarker Grafiken bietet sich Canva an. Google Workspace erlaubt das Teilen von Dokumenten, das Tracking von Budgets und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Echtzeit.
Nutzen Sie Projektmanagementsoftware, um Ihr Team auf dem Laufenden und auf Kurs zu halten. Wenn Deadlines für alle sichtbar sind, geht so leicht nichts mehr durch die Maschen.
Trends in der Eventplanung
So wie sich Technologien, Werte und Erwartungen verändern, entwickelt sich auch die Veranstaltungsplanung weiter.
Der Nachhaltigkeitsgedanke ist inzwischen allgegenwärtig und drückt sich unter anderem darin aus, dass Eventplaner nun wiederverwendbare Deko, Catering mit regional hergestellten Produkten und umweltfreundliche Materialien wählen. Daten beeinflussen Veranstaltungen nun auch immer mehr – die gesammelten Zahlen und Informationen zeigen Organisatoren, was sich die Zielgruppe wünscht, und erlauben Kurskorrekturen.
Und natürlich spielt auch KI zunehmend eine Rolle für die Optimierung von Registrierung, Ticketabsatz und Personalisierung. Von automatisierten Nachverfolgungen bis hin zu smarter Terminverwaltung, diese Neuerungen sorgen für einen glatteren Ablauf und ein auf jeden Gast zugeschnittenes Erlebnis.
Quelle: T-Shirt-Design für die Explore DDD Conference von PANG3STU über 99designs von Vista
Sind Sie bereit für Ihr nächstes Event?
Die besten Veranstaltungen passieren nicht zufällig, sondern geplant. Fangen Sie frühzeitig an, bleiben Sie flexibel und – besonders wichtig! – haben Sie Spaß bei der Planung. Gut vorbereitet und mit den richtigen Partnern an Ihrer Seite meistern Sie Ihr nächstes Event mit Gewissheit.
