Wenn Sie an einen Messeauftritt denken, haben Sie weltbekannte Brands und Großunternehmen vor Augen? Das kann stimmen, allerdings lohnen sich viele Messen auch für Kreative und Kleinunternehmer.
Unstrittig ist jedoch, dass jeder Messeauftritt auch ein Investment an Zeit und Geld ist. Damit es für Sie profitabel wird, muss also die Messeplanung stimmen.
Und in diesem Artikel zeigen wir Ihnen auf, worauf es dabei ankommt, Messe-Checkliste inklusive.
Inhalte des Artikels:
1. Messe planen für Kleinunternehmen und Kreative: die Grundlagen
2. Messevorbereitung in 7 Schritten (mit Checkliste)
3. Die richtige Kommunikation
4. Planen Sie die Nachbereitung im Voraus
Um von jedem Messeauftritt maximal zu profitieren, sollten Sie jedoch bereits im Vorfeld einige Grundlagen beachten.
Messe planen für Kleinunternehmen und Kreative: die Grundlagen
Die Messe als traditionelles Marketinginstrument gehört zum Bereich des Eventmarketings und ist eine wunderbare Möglichkeit, Ihre Arbeit bzw. Ihr Unternehmen, Startup, Studio usw. ins Gespräch zu bringen. (Lesetipp, falls Sie noch keinen Marketingplan für Ihr Kleinunternehmen haben.)
Marketinginstrument Messe: Arten von Messen
Messen gibt es auf internationaler, nationaler und regionaler Ebene. Man kann dazu grob in Publikumsmessen (auch als Verbrauchermessen oder Besuchermessen bezeichnet) und Fachmessen unterscheiden.
Bei den meisten Publikumsmessen stellen Hersteller und Einzelhändler aus, meistens mit dem Ziel des direkten Verkaufs. Viele Kunst-, Job-, Handwerks- aber auch Hochzeits-, Weihnachts- und Foodie-Messen fallen in diese Kategorie.
Fachmessen sind, wie der Name schon sagt, dem Fachpublikum vorbehalten: der Presse, den Branchenvertretern, den Einkäufern usw. Beispiele sind die Messe für Bio-Lebensmittel Biofach in Nürnberg, die Schmuck-Fachmesse Inhorgenta in München, die Kosmetik-Fachmesse Cosmoprof in Bologna oder die Design-Messe Maison & Objet in Paris. Hier haben Endkonsumenten keinen Zugang.
Manche größeren Messen, bei denen sich B2B und B2C überschneiden, öffnen ihre Türen jedoch auch fürs allgemeine Publikum. Das trifft auf solche Messen zu wie etwa auf die weltbekannte Berliner Tourismusmesse ITB, die Internationale Grüne Woche Berlin oder auf die gamescom in Köln.
Messeziele richtig definieren
Überlegen Sie sich vor jeder Teilnahme genau, ob eine Messe Ihre unternehmerischen Ziele unterstützt.
Die Ziele für einen Messeauftritt können quantitativ und qualitativ sein. Quantitative und somit direkt messbare Ziele sind z. B.
• Neue Kontakte (legen Sie fest, welche genau: Presse, Kunden, Vertriebspartner)
• Besucherzahlen (Stammkunden vs. Neukontakte)
• Zeichnen von Aufträgen oder direkte Verkäufe/Verkaufsabschlüsse
• Presseresonanz – ebenfalls mit konkreten Zahlen wie z. B. Kontakten/Berichten
Zu qualitativen Zielen gehören etwa der Imagepflege Ihrer Marke, die Präsentation von Neuheiten, die Positionierung innerhalb der Branche oder die Steigerung des Bekanntheitsgrads – unerlässlich, aber nicht so leicht in Zahlen zu benennen. Hier hilft es, Marker für die Zielerreichung zu setzen. Beispiele sind: das Etablieren konkreter Branchenkontakte, Einladungen zu einer Anzahl wichtiger Konferenzen, eine bestimmte Anzahl Interviews in der Branchenpresse.
Unser Tipp: Auch das sogenannte Social Listening (das Monitoring und die Analyse von Erwähnungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche auf Social Media) kann dabei helfen, Ihren Messeerfolg auszuwerten.
Wichtig ist, dass Sie Ihre Messeziele maximal konkret formulieren, messbar halten und an eine Deadline binden. So helfen sie Ihnen bei der Auswahl der Messen und bei der späteren Analyse.
Es gibt aber noch weitere Faktoren, die Ihre Entscheidung beeinflussen werden.
Mehr Tipps zur Auswahl der Messe
Je nach Branche werden nämlich auch Ihre Partnerunternehmen oder Kunden die Teilnahme an bestimmten Messen erwarten.
Um eine Entscheidung für oder gegen eine Messe zu treffen, können Ihnen folgende Fragen helfen:
- Wollen Sie neue oder bestehende Kunden treffen?
- Sollte die Messe für Ihre Ziele eher etabliert/bekannt/renommiert oder eher neu sein?
- Wollen Sie ein Fachpublikum oder ein breites Publikum erreichen?
- Werden Sie Ihre Zielgruppe am besten auf einer internationalen, nationalen oder regionalen Messe erreichen?
- Haben Sie Ressourcen, um die Messe zu besuchen und das laufende Geschäft problemlos zu betreuen?
- Stellen Ihre Mitbewerber auf der Messe aus?
- Welche Pakete bietet der Messeveranstalter? (PR, Messestand-Ausstattung, Rahmenprogramm etc.)
- Und ganz wichtig: Haben Sie neue, für Besucher relevante Produkte oder Services, die auf der Messe Premiere feiern können?
Messevorbereitung in 7 Schritten (mit Checkliste)
Stehen die Auswahl der Messe und sind die Ziele der Messe definiert, kann es an die eigentliche Messeplanung gehen.
Klicken Sie auf die Vorschau unserer Messe-Checkliste, um diese komplett zu sehen und ganz einfach als PDF herunterzuladen.
Schritt 1: Messebudget, Messekonzept, Messestand
Ihr Messebudget wird aus dem allgemeinen Marketingbudget bestritten. Der Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA gibt zur Zusammensetzung des Messebudgets an, dass etwa die Hälfte davon auf den Standbau (samt Transport, Bewachung, Sicherung und Reinigung) sowie die Standmiete entfällt. Je ca. 10–15 % des Budgets machen jeweils die Personal-, die Verpflegungs- und die Reisekosten aus, während die Werbung und sonstige Besorgungen lediglich ca. 8 bis 10 % beanspruchen.
Um eine Kostenschätzung abgeben zu können, brauchen Sie bereits Ideen für Ihr Messekonzept – und zu Ihrem Messestand. Da Letzteres aber ein umfangreiches Thema ist, haben wir alles Wissenswerte für Sie in unserem Ratgeber Messestand zusammengefasst.
Schritt 2: Zeitplan
Neben der finanziellen Planung ist Zeit ein wichtiger Faktor. Denken Sie daher unbedingt daran, so schnell wie möglich auch alle relevanten Termine zu notieren.
Als Erstes sollten Sie sicherstellen, dass die für die Präsentation benötigten Produktneuheiten (oder Show- bzw. Infomaterial zu neuen Services) rechtzeitig zur Messe bei Ihnen eintreffen. Auch die Produktionsdeadlines für Ihr POS-Material, die Werbegeschenke und ggf. Visitenkarten sollten stimmen.
Ferner gehören nicht nur die Anmeldefristen für die Messe selbst auf den Zeitplan, sondern u.a. auch Fristen zum Anmelden des Messepersonals, zum Bestellen diverser Anschlüsse für den Messestand, die Aufbau- und Abbauzeiten, Check-In- und Check-Out-Zeiten im Hotel sowie rechtzeitige Buchungen von Unterkunft und Transport.
Schritt 3: Teamvorbereitung
Als Ich-AG werden Sie selbst auf der Messe präsentieren, als Familienbetrieb kommen vermutlich die meisten Beteiligten mit. Doch was ist, wenn Sie bereits ein Team haben?
Üblicherweise setzt sich ein Standteam aus Verantwortlichen aus den Bereichen Verkauf, Vertrieb, Marketing, PR oder auch Produktentwicklung zusammen. Doch auch das laufende Geschäft sollte durch den Messebetrieb nicht gestört werden.
Außerdem sollten Sie sich vor der Messe ausreichend Zeit nehmen, um Themen wie Besucheransprache, Messeinhalte, Messeziele, Produktinformationen und die Kleiderordnung zu besprechen.
Ebenfalls wichtig: Legen Sie unbedingt fest, wie die Messekontakte und -Gespräche zu dokumentieren und innerhalb welcher Fristen nach der Messe abzuarbeiten sind.
Schritt 4: Transport und Unterbringung
Unser Tipp: Hotels sind zu Messezeiten meistens lange im Voraus ausgebucht und rufen Preise auf, die oft deutlich von üblichen Übernachtungstarifen abweichen. Je eher Sie also planen und buchen können, desto eher dürften Sie etwas in Messenähe finden. Wenn nicht, müssen Sie ggf. mit täglich anfallenden langen An- und Abreisezeiten rechnen.
Neben der eigentlichen An- und Abreise sowie ggf. der Buchung einer Unterkunft sollten Sie aber auch die Zeiten für den Aufbau und den Abbau des Messestands einplanen. Überlegen Sie außerdem, auf welchem Weg die An- und Abreise am sinnvollsten sind.
Schritt 5: Messeinhalte, Informationsmaterial und Werbegeschenke
Wie Ihnen jeder Fachbesucher bestätigen wird, funktioniert Informationsmaterial auf Messen nicht nach dem Prinzip „viel hilft viel“. Die Besucher freuen sich, wenn Sie Ihnen die Informationen nach der Messe zusenden können. Falls sie aber doch etwas mitnehmen mögen, sollten sie zwischen physischem Material und einem Datenträger (USB-Stick oder QR-Visitenkarte mit Download-Daten) wählen können.
Überprüfen Sie auch, ob Ihr Team ausreichend Visitenkarten mitbringen kann – diese werden auf Messen gerne schnell knapp. Günstige Lösung: Blanko-Visitenkarten in Ihrem Unternehmenslook, auf die Ihre Standteam-Mitglieder ihre jeweiligen Kontaktdaten handschriftlich schreiben können.
Ebenfalls nicht wegzudenken – Goodiebags und Werbegeschenke.
Besonders pfiffige Aussteller bringen große, stabile Shoppertaschen im eigenen Markendesign mit. So kann der mit vielen kleinen Taschen und Mappen „behangene“ Besucher an ihrem Stand alles in einen Beutel legen – die Konkurrenz stecken diese Aussteller also im wahrsten Sinne in die Tasche.
Schritt 6: Teamwear und Arbeitsmaterial
Je nach Messe kann es sinnvoll sein, Ihr Messeteam im Look Ihrer Marke auszustatten, etwa mit Teamshirts oder Team-Hoodies.
Aber auch Arbeitsmaterial wie Notizblöcke, Unterlagenmappen und Stifte verleihen selbst einem schlichten Stand einen erkennbaren Markenlook.
Unser Tipp, besonders bei Fachmessen: Platzieren Sie gebrandeten Stifte wie nebenbei so, dass Ihre qualifizierten Besucher sie während der Gespräche oder Termine ganz einfach nehmen (und behalten) können.
Schritt 7: Snacks und Getränke
Kleiner Hunger zwischendurch? Mal eben schnell einen Espresso anbieten? Mit gebrandeten Leckereien und Einweg-Besteck in Ihrem Markendesign (z. B. mit Logo und der URL der Unternehmenswebsite) wirkt selbst einfaches Stand-Catering besonders.
Mehr zum Thema Verpflegung lesen Sie in unserem Messestand-Artikel.
Die richtige Kommunikation
Da Sie viel Zeit, Kreativität und Geld in Ihren Messeauftritt investieren, wollen Sie als Ausstellerin und Aussteller natürlich die Werbetrommel rühren.
Eine richtige Kommunikationsstrategie kann Ihnen dabei helfen.
VistaPrint-Tipp
Um Ihren Markenauftritt bei allen Kommunikationskanälen zu wahren und um Farben, Schriftarten usw. wiedererkennbar zu halten, können Sie auf digitale Tools wie VistaCreate setzen, die auch die Kommunikation im Team leichter machen.
Nutzen Sie dazu am besten sämtliche zu Ihrem Messeauftritt und Unternehmen passenden Instrumente.
Möglichkeiten, Ihren Messeauftritt zu kommunizieren:
- Richten Sie einen Bereich „Messen“ auf Ihrer Website und auf Social Media ein und pflegen Sie diesen entsprechend
- Veröffentlichen Sie eine Pressemitteilung zur Messe, leisten Sie im Vorfeld Pressearbeit
- Bewerben Sie jede anstehende Messe einzeln in Ihren E-Mail-Signaturen (inkl. Angabe von Halle und Stand), auf Rechnungsformularen, auf Ihren Social-Media-Profilen sowie auf Ihren Profilen in den Business-Communities wie LinkedIn
- Laden Sie in Ihrem Newsletter rechtzeitig zum Besuch ein
- Mit auf die Messe bezogenen Aktionen (z. B. Einführungspreise, exklusive Neuheiten etc.) können Sie ebenfalls für Aufmerksamkeit sorgen
- Verteilen Sie auch in Ihrem Geschäft Flyer mit Messeinformationen oder legen Sie Messeflyer Bestellungen bei
- Manche Messen erlauben Ausstellern, günstige oder sogar kostenlose Messetickets zu verteilen
- Viele Messen listen ihre Aussteller auf der Messe-Website, einige bieten Ausstellern darüber hinaus Interviews oder Kurzvorstellungen auf Social Media oder in der eigenen Messezeitschrift – fragen Sie also gezielt, welche Möglichkeiten Sie haben, und nutzen Sie diese
Bei Messen, bei denen die Kontaktpflege mit Buyern oder der Presse sowie das Zeichnen von Ordern im Vordergrund stehen, werden Sie außerdem im Vorfeld der Messe Termine vergeben können. Laden Sie wichtige Vertriebspartner, Journalisten etc. daher nicht nur rechtzeitig ein, sondern fassen Sie unbedingt auch direkt nach, um noch vor der Messe Treffen und Gespräche zu vereinbaren. Denn: Entscheider, die die Fachmessen besuchen, nehmen kaum noch spontane Termine wahr.
Planen Sie die Nachbereitung im Voraus
Nach der Messe erstmal entspannen?
Leider nein. Zeit ist ein kritischer Faktor. Nach der Messe gilt es, die sorgfältig festgehaltenen Gesprächsnotizen so schnell wie möglich abzuarbeiten.
Halten Sie sich immer daran, Ihre neuen und alten Kontakte unmittelbar nach Messeende zu erreichen. Sie haben nur wenige Tage Zeit. Auch das Interesse Ihrer potenziellen Kunden schwindet – denn für sie stehen neue Messen, Konferenzen, Präsentationen und Aufgaben an.
Bei Messen, die mehrere Tage lang dauern, ist es daher üblich, noch vor Ablauf der Messe in (erneuten) Kontakt zu treten.
Deshalb sollten Sie vor jeder Messe genau festlegen, welche Informationen, durch wen und wie festgehalten werden. Und dazu, ob die Gesprächsnotizen durch Ihr Standteam selbst abzuarbeiten oder beispielsweise an Sales oder Marketing weiterzuleiten sind.
Planen Sie außerdem ein, wann Sie und Ihr Team die Messeauswertung machen werden. Schließlich gibt es auf jeder Messe einiges an Zielen zu erreichen – und für die nächsten Messen zu lernen.
