Die Vorbereitungen für eine Messe können schnell auch mal überwältigend sein. Inmitten der Buchung Ihres Messestandorts, dem Designen Ihres Stands und der Organisation der Logistik vor Ort und auf dem Weg dahin vergisst man oftmals wichtige Details, die jedoch genau den Unterschied zwischen einer stressigen und einer erfolgreichen Messeerfahrung ausmachen.
Deshalb haben wir für Sie (und tatsächlich auch für uns selbst) diese umfassende Checkliste zur Messeplanung aufgestellt. Ob als kompletter Messeneuling, der noch nicht weiß, was man alles braucht, oder als alter Hase, der aber nach einer praktischen Messe-Checkliste sucht, dieser Artikel deckt alles ab, was Sie für Ihren professionellen und gut organisierten Messeauftritt brauchen.
Alles beginnt 6 Wochen vor Tag X
Ihre Messe-Checkliste setzt mitnichten erst am Tag der Messeeröffnung an, sondern bereits lange vorher. Diese frühe Planungsphase legt den Grundstein für alles, was noch folgt.
- Platz für den Messestand mit exakten Maßen bestätigt
- Unterkunft nahe der Messe-Location gebucht
- Teammitglieder ausgewählt und klare Aufgabenverteilung
- Budget geplant (inkl. versteckter Kosten wie Parkgeld und Verpflegung)
- Klare Ziele definiert, die Sie auf der Messe erreichen möchten
Kümmern Sie sich um diese Punkte als erstes, da beliebte Messen und nahegelegene Hotels schnell ausgebucht sind. Indem Sie frühzeitig die Abmaßen für Ihren Messestand kennen, können Sie die korrekte Displaygrößen bestellen. Und in einem eingeschworenen Team kann sich jeder rechtzeitig vorbereiten.
Design aufsetzen 4 Wochen vor Tag X
Jetzt wird Ihre Messeplanung visuell. Besucherinnen und Besucher entscheiden innerhalb von nur drei Sekunden, ob sie sich Ihrem Stand nähern sollen oder nicht. Also muss Ihr Design Interessenten sofort catchen.
Bestellen Sie diese Design-Must-haves:
- Messewände für sofortige Hintergründe im Profi-Look
- Roll-Up-Banner, die Ihre wichtigsten Messages teilen
- Aktualisierte Visitenkarten mit korrekten Informationen
- Werbematerial, das Ihr Angebot erläutert
- Giveaways, die wirklich nützlich sind und behalten werden
Unser Designservice von VistaPrint kann Ihnen dabei helfen, einheitliches Material zu gestalten, das perfekt ineinandergreift. Alternativ können Sie auch unsere Online-Vorlagen zum Designen verwenden, um eine Einheitlichkeit für all Ihre Artikel zu gewährleisten. Bestellen Sie frühzeitig, um Eilzulagen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig bei Ihnen ankommt.
Details planen 2 Wochen vor Tag X
Jetzt gehen wir mit unserer Messe-Checkliste ins Detail. Erstellen Sie neben einem Masterplan auch eine Masterliste mit wirklich allem, was Sie brauchen, von Verlängerungskabeln bis hin zu Notfallzubehör.
Vergessen Sie nichts auf Ihrer Liste:
- Technologische Geräte (allesamt getestet und aufgeladen) und mit Reserve für den Notfall
- Zubehör wie Klebeband, Schere, Kabelbinder und Reinigungsmittel
- Vollständiges Inventar an Produkten und Mustern
- Material für das Personal-Briefing und Planungsabläufe
- Notfallpack mit Snacks, Wasser und Ladekabeln
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich außerdem alle Lieferungen bestätigen lassen, Ihre Aufbauanweisungen durcharbeiten und sicherstellen, dass Ihr Team seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt.
Vorbereitungen 1 Woche vor Tag X
Was Sie alles bei einer Messe brauchen, wirkt erst einmal offensichtlich, bis Sie an der Location ankommen und feststellen, das etwas Grundlegendes fehlt. Nutzen Sie diese Liste für letzte Kontrollen und Probedurchgänge.
Wichtige Punkte auf den letzten Drücker:
- Transport organisiert und bestätigt
- Alle Dokumente ausgedruckte und geordnet
- Bargeld und Geldkarten für unerwartete Ausgaben
- Wetterbericht für Reisetage geprüft
- Ausweichpläne im Falle geläufiger Probleme
Üben Sie, falls möglich, den Aufbau Ihres Stands. Stoppen Sie die Zeit, wie lang alles dauert, und identifizieren Sie mögliche Störfaktoren, solange Sie diese noch beheben können.
Erfolg am Messetag
Planen Sie Ihre Ankunft für mindesten zwei Stunden bevor sich die Türen öffnen. Der Aufbau dauert immer länger als erwartet, besonders wenn Sie auf Aufzüge warten oder sich durch eine Menge aus Messeausstellern beim Aufbau zwängen müssen.
Ein professionelles Auftreten ist das A und O. Hochwertige Tischdecken verstecken beispielsweise unansehnliche Tische und Stauräume. Mit Tischaufstellern halten Sie Ordnung bei Ihren Materialien und haben stets alles griffbereit. Eine gute Belichtung sorgt dafür, dass Ihr Display im besten Licht dasteht, selbst wenn die Saalbeleuchtung schummrig sein sollte. Diese Materialien eignen sich zum Wiederverwenden bei mehreren Shows und bieten Ihnen somit langfristig Nutzen.
Gestalten Sie klare Zonen für verschiedene Aktivitäten wie Produktpräsentation, Vorführung von Artikeln und private Unterhaltungen. Mit dieser Einteilung helfen Sie den Besucherinnen und Besuchern, Ihr Angebot schnell zu verstehen, und Ihr Team kann effektiver agieren.
Erkenntnisse und Nachbereitung
Die Checkliste für Ihren Messeauftritt endet nicht etwa mit dem Abbau des Stands. Die wirkliche Arbeit beginnt oft erst mit Ende des Events.
Innerhalb der nächsten 48 Stunden sollten Sie die am meisten versprechenden Leads kontaktieren, solange die Begegnungen und Gespräche noch frisch sind. Sortieren Sie Ihre neuen Kontakte nach Priorität und Potenzial. Senden Sie Dankesnachrichten an Besucher, Partner und Ihr Team. Teilen Sie Ihre Highlights auf Social Media, um den Schwung der Messe noch eine Weile lang mitzunehmen. Halten Sie für die nächste Messe fest, was alles geklappt hat und was nicht.
Nicht etwa das größte Budget oder der auffälligste Stand machen den Erfolg bei einer Messe aus, sondern Ihre Vorbereitung, Professionalität und Bereitschaft, ernsthafte Beziehungen zu knüpfen. Mit dieser umfassenden Checkliste für Messen und mit den richtigen Werbematerialien von VistaPrint sind Sie bereit für die vielleicht wichtigste Messe Ihres Lebens.
